Wolontariat pracowniczy to coraz częściej pojawiający się temat, jednak jego złożoność może odstraszać pracodawców. W firmie Aon wprowadziliśmy to rozwiązanie 2 lata temu – w odpowiedzi na potrzeby związane z wybuchem pełnoskalowej wojny w Ukrainie – ale zdecydowaliśmy się, by pozostało z nami na stałe. Musieliśmy więc sprawę dobrze przemyśleć, zaplanować i wdrożyć. Aby pomóc Wam ugryźć ten temat, opiszę poszczególne aspekty jego wprowadzania.
Podzielmy ten proces na dwie części. Pierwsza z nich to otrzymanie zgody zarządu i interesariuszy, by wprowadzić czas wolontariacki. Zanim podejdziemy do rozmowy, musimy przygotować argumenty za wprowadzeniem takiego rozwiązania. Zależnie od organizacji mogą się one różnić, ale na pewno do dość uniwersalnych należą:
- Wkład firmy w społeczność lokalną – jako element strategii i działań CSR (odpowiedzialności społecznej biznesu). Dając naszym pracownikom dodatkowy czas wolny na wolontariat, przyczyniamy się do pozytywnych zmian.
- Zadowolenie i zaangażowanie pracowników – pomaganie innym zazwyczaj przynosi radość pomagającym. Dodatkowo część naszych pracowników już działa wolontariacko i będzie mogła poszerzyć swoją aktywność, wciągnąć współpracowników.
- Integracja i motywacja – wspólne akcje cementują znajomości, wspierają współpracę oraz poprawiają relację z pracodawcą.
- Pozytywny wizerunek firmy – akcje wolontariackie można wpleść w komunikację marketingową i brandingową. W ten sposób pokażemy, jak realnie wspieramy organizacje pozarządowe.
- Przyciąganie nowych talentów – wiele osób, szczególnie z najmłodszych na rynku pokoleń, ceni sobie możliwość brania udziału w wolontariacie w czasie pracy. To jeden z czynników, który może przeważyć szalę na naszą stronę w decyzjach osób szukających pracy.
- Dane do raportowania CSRD – czas poświęcony przez pracowników i firmę wykazuje się w raportach ESG. Dyrektywy UE nakładają obowiązek raportowania na kolejne firmy, warto przygotować się do tego, by móc wykazać swój wpływ na lokalną społeczność.
Decyzja to tylko pierwsza część przygotowań, kolejną są kwestie formalne. Jakkolwiek wymieniam je jako drugie, to warto mieć przemyślane propozycje rozwiązań już na etapie rozmowy z interesariuszami, aby wybrać model odpowiedni dla naszej organizacji. 
Czy mamy jakieś przepisy, na których możemy się oprzeć? W polskim prawie wolontariat pracowniczy nie został dotąd w żaden sposób uregulowany, dlatego należy kierować się Kodeksem Pracy oraz Ustawą o działalności pożytku publicznego i wolontariacie.
Typ dokumentu, w jakim określimy ramy naszego wolontariatu, zależy od przyjętych w firmie zwyczajów. Może to być osobna polityka czy regulamin, możemy też wcielić te zasady np. do regulaminu pracy czy strategii CSR.
Forma czasu, który dajemy pracownikom, może być definiowana jako dodatkowy urlop od pracodawcy lub zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy na czas wolontariatu – w obu przypadkach zakładamy zachowanie wynagrodzenia za ten czas. Dodatkowo możemy się zdecydować na danie pracownikom wolnej ręki bądź czas wolontariatu ograniczyć jedynie do akcji organizowanych przez firmę.
Musimy określić czas i ewentualną jego podzielność. To jeden z newralgicznych dla biznesu punktów. Ile czasu chcemy przeznaczyć na ten cel? Czy będą to całe dni, czy godziny? A może dni, które pracownicy będą mogli rozbić na godziny? Przykładowo w Aon są to 2 dni – 16 godzin, dla osób zatrudnionych na pełen etat, które pracownik może wykorzystać jako cały dzień albo jako poszczególne godziny. Przy tych przemyśleniach interesariusze przeliczają często, ile to dniówek wszystkich pracowników. Pamiętajmy jednak, że choć nie ma dokładnych danych, to zdecydowanie nie wszyscy pracownicy skorzystają z tego rozwiązania. Tysiąc osób, którym damy możliwość wykorzystania jednego dnia wolontariatu, nie oznacza tysiąca dni pracy w roku wykorzystanych na wolontariat.
Przemyślmy, jak będziemy ten czas monitorować. Warto założyć, z jakim wyprzedzeniem i w jakiej formie pracownik będzie wnioskować o czas wolontariacki, tak by przełożony mógł podjąć decyzję, czy w danym terminie jest to możliwe. Możemy dodać w regulacjach opcję, że w uzasadnionych sytuacjach, za decyzją przełożonego, czas ten może być skrócony, co da nam furtkę chociażby w razie nagłych sytuacji.
Zależnie od używanych systemów rozliczania czasu pracy musimy przygotować mechanizm do wnioskowania, zapisywania i raportowania wolontariatu. Będzie się to często wiązać ze zmianami w systemie, dodaniem kodu czasu, ograniczeń czasowych i ilościowych, etc.
Przykład: pracownik powinien minimum dwa tygodnie wcześniej uprzedzić przełożonego, zawnioskować o konkretną liczbę godzin w systemie rozliczania, a później nanieść do rozliczenia odpowiedni kod czasu pracy.
Jeśli pracownik może korzystać z wolontariatu poza akcjami organizowanymi przez pracodawcę, musimy rozważyć, jak będziemy go z tego rozliczać oraz jakie organizacje są dopuszczalne. Możemy wykorzystać do tego definicje organizacji pozarządowych w oparciu o Ustawę o działalności pożytku publicznego i wolontariacie lub wprowadzić własną, bardziej luźną lub rygorystyczną definicję, zgodną z celami firmy. Warto pamiętać, że organizacjami pozarządowymi mogą być organizacje militarne czy polityczne, które często nie należą do sfery społecznej odpowiedzialności firm, w związku z czym możemy się zdecydować je wykluczyć. Do tego w regulacjach należy zawrzeć sposób, w jaki pracownik będzie rozliczał z pracodawcą swój wolontariat. Przykładowo może to być e-mail albo dokument podpisany przez organizację, potwierdzający udział i wymiar czasu, mogą to być też zdjęcia z akcji, które przedstawia przełożonemu lub innej osobie wyznaczonej przez firmę.
Nie możemy zapominać o bezpieczeństwie. Jeśli to my organizujemy wolontariat jako pracodawca, każdorazowo powinniśmy potwierdzić wymiar prac z osobą odpowiedzialną za BHP w firmie. Możliwe, że dostaniemy wytyczne do przekazania wolontariuszom, ale też pewne akcje mogą zostać wykluczone ze względu na wysokie ryzyko. Dlatego zanim zorganizujemy jakąś akcję, pamiętajmy, by naradzić się z BHP. Dodatkowo zadbajmy o ubezpieczenie naszych wolontariuszy w czasie akcji, o ile nie są oni już przez nas objęci grupowym ubezpieczeniem NNW. Jeżeli pracownicy mają możliwość organizowania sobie samodzielnie wolontariatu, powinniśmy zawrzeć temat bezpieczeństwa i odpowiedzialności w regulacjach. Pracownik powinien być świadomy, że ewentualny wypadek w trakcie wolontariatu nie podlega przepisom o wypadku w czasie pracy oraz że warto wykupić sobie na ten czas dodatkowe ubezpieczenie.
Opisane przeze mnie aspekty to podstawy, które powinniśmy rozważać jako pracodawcy, ale wiadomo, że zbiór ten można rozszerzać. Tych punktów jest wiele, ale jeśli dobrze zaplanujemy bazę i wypracujemy odpowiednie regulacje, damy naszym pracownikom możliwość spełniania się i rozwoju w trakcie wolontariatu. A dzięki temu będziemy mieć realny wpływ na nasze otoczenie.
Mijają dwa lata od wprowadzenia wolontariatu w Aon. Pracujemy nad tym, by coraz więcej naszych koleżanek i kolegów decydowało się na wolontariat, na przykład organizując dla nich akcje czy zachęcając zespoły do potraktowania tego jako okazji do integracji. Kolekcjonuję zdjęcia, wspomnienia i opisy z tych akcji, a każda z nich jest dla mnie, jako koordynatorki, powodem do dumy. Mam nadzieję, że ten artykuł pomoże Wam w tworzeniu świetnych programów, z których będziemy mogli się uczyć.
Ola Tomaszewska, Doradczyni ds. Różnorodności i Społeczności Lokalnej w Aon
