Rozstanie z pracownikami, niezależnie od tego, która strona je zainicjowała, jest zawsze trudnym momentem. Pracodawcy najczęściej chcą jak najszybciej zakończyć ten proces i zapomnieć o całej sprawie. Jest to najprostsza droga do tego, żeby zrujnować dobrą opinię pracowników o miejscu pracy i stracić naturalnych ambasadorów marki pracodawcy. Z kolei dobre ostatnie wrażenie może sprawić, że nasi byli pracownicy będą nas polecać potencjalnym kandydatom, i zostawia otwartą furtkę do współpracy w przyszłości. Dlatego warto dobrze zaplanować proces offboardingu, bo dzięki temu organizacja łatwiej przejdzie przez ten niełatwy czas.
Coraz więcej pracodawców dba o dobre pierwsze wrażenie, projektując onboarding w taki sposób, żeby doświadczenia nowych pracowników były jak najlepsze i żeby chcieli się związać z firmą na dłużej. Dużą wagę przywiązują również do dobrych doświadczeń pracowników w czasie zatrudnienia. Dlatego trudno zrozumieć, dlaczego ostatni etap życia pracowników w firmie, czyli offboarding, traktowany jest po macoszemu.
Offboarding ma wpływ na markę pracodawcy 
Daniel Kahneman (psycholog, ekonomista i zdobywca Nagrody Nobla) udowodnił, że ludzie najczęściej oceniają doświadczenia na podstawie tego jak się czuli w ich najbardziej intensywnym punkcie (najlepszym lub najgorszym) oraz na samym końcu. Dlatego złe doświadczenie pracowników na zakończenie współpracy może zrujnować całą dobrą opinię o pracodawcy zbudowaną przez lata współpracy. Pracodawcy, którzy nie dbają o to, żeby rozstanie z pracownikami miało dobry przebieg, tracą naturalnych ambasadorów marki pracodawcy.
W ostatnim czasie głośno było o firmach, które w ciągu kilku godzin rozstawały się z pracownikami, dając im dosłownie chwilę na opuszczenie miejsca pracy. Nawet jeśli wszystko odbyło się zgodnie z prawem, to skaza na wizerunku pozostaje i niewątpliwie ma wpływ zarówno na pracowników, którzy zostali w firmie, jak i na potencjalnych kandydatów, których firma będzie chciała pozyskać.
Do rozstania trzeba się przygotować
Offboarding to proces, który rozpoczyna się w momencie, gdy pracownik informuje o odejściu lub gdy zapada decyzja o zakończeniu współpracy z inicjatywy organizacji. Proces ten obejmuje szereg działań mających na celu przekazanie obowiązków, formalne zakończenie zatrudnienia, a także poinformowanie pozostałych pracowników, beneficjentów czy klientów o zaistniałej sytuacji. Warto zadbać o to, żeby rozstanie przebiegło w sposób profesjonalny i zapewniający pozytywne doświadczenia obu stronom.
Warto przygotować plan komunikacji oraz zasady postępowania dla każdego typu rozstania z pracownikami (zwolnienia grupowe, wypowiedzenie przez pracownika, zwolnienia indywidualne). Bardzo ważne jest również przygotowanie menedżerów do tego niełatwego procesu. Naturalną ludzką reakcją jest złość i emocje, które mogą występować zarówno po stronie zwalnianego pracownika, jak i u menedżera, którego pracownik poinformował, że planuje się zwolnić. Nie można pozwolić na to, żeby emocje przekreśliły lata dobrej współpracy.
Z punktu widzenia organizacji pozarządowej, której zasoby są często ograniczone, a projekty mają charakter długoterminowy, proces offboardingu jest szczególnie ważny. Nie tylko umożliwia płynne przekazanie obowiązków, lecz także pozwala na zdobycie cennych informacji zwrotnych, które mogą przyczynić się do poprawy funkcjonowania organizacji.
Komunikacja to podstawa
W całym procesie offboardingu bardzo ważna jest komunikacja, zarówno wewnętrzna, jak i zewnętrzna. Jeśli to pracodawca zwalnia pracowników, powinien prowadzić jasną komunikację na temat przyczyn tej decyzji (oczywiście bez zdradzania tajemnic firmowych), nie tylko do zwalnianych osób, ale również do członków zespołu, partnerów biznesowych, a w przypadku dużych zwolnień również do opinii publicznej. Warto odpowiedzieć m.in. na pytania, jak doszło do zwolnień, co firma zrobiła, żeby im zapobiec, czy i jak wspierane są zwalniane osoby, czy firma planuje dalsze zwolnienia. To pozwala na uprzedzenie plotek i skierowanie dyskusji na odpowiednie tory.
Taką komunikację należy odpowiednio wcześnie przygotować, bo wymyślanie komunikatów na bieżąco, kiedy mleko się już rozlało, lub wstrzymywanie się z wypowiedziami przez kilka dni, sprawia że musimy zarządzać plotkami i informacjami mającymi niewiele wspólnego z rzeczywistością, a reputacja organizacji mocno na tym cierpi.
Najważniejsze kroki offboardingu
Jak przygotować się do offboardingu, żeby proces został przeprowadzony w sposób profesjonalny i efektywny? Jest kilka ważnych kroków.
- Sprawy formalne i kadrowe
W pierwszej kolejności należy określić sposób rozwiązania umowy i dokładny harmonogram odejścia, który pozwoli na zaplanowanie kolejnych działań. Ważne jest ustalenie, czy dana osoba w trakcie okresu wypowiedzenia będzie pracować, czy będzie zwolniona z obowiązku świadczenia pracy. Trzeba również obliczyć należny urlop i zdecydować, czy zostanie wykorzystany w trakcie wypowiedzenia, czy nastąpi wypłata ekwiwalentu.
- Poinformowanie zespołu
Przekazanie zespołowi informacji o odejściu współpracownika lub współpracowniczki pozwoli na uniknięcie plotek korytarzowych i da zespołowi wiedzę o przyczynach takiego stanu. Warto wcześniej skonsultować z osobą odchodzącą, jaka informacja zostanie przekazana, zwłaszcza jeśli powodem odejścia są względy osobiste.
- Przekazanie obowiązków
Kolejnym ważnym krokiem jest zadbanie o przekazanie obowiązków. Odejście jednej osoby często wiąże się ze zmianami dla całego zespołu, dlatego należy jasno wskazać, kto przejmie obowiązki tej osoby, czy ktoś nowy zostanie zatrudniony itp. Warto zadbać o to, żeby osoba odchodząca przekazała wszystkie kluczowe informacje, w tym na temat rozpoczętych projektów, a także kontakty do osób, z którymi współpracowała.
- Exit interview
Rozmowa z odchodzącymi pracownikami (ang. exit interview) to dobra okazja do zebrania cennych informacji zwrotnych na temat organizacji. Warto zadać pytania o przyczyny odejścia, mocne i słabe strony organizacji, ocenę warunków pracy, a także poprosić o sugestie dotyczące poprawy funkcjonowania firmy. Oczywiście sama rozmowa to za mało – należy przeanalizować dane i wyciągać wnioski na przyszłość.
- Przekazanie sprzętu firmowego
Zakończenie współpracy wiąże się ze zdaniem sprzętu firmowego, zablokowaniem dostępów do systemów, przekierowaniem skrzynek mailowych, ustawieniem odpowiedniego autorespondera itp. Warto przygotować tzw. obiegówkę, która ułatwi osobom żegnającym się z organizacją rozliczenie się ze sprzętu i oszczędzi im stresu, czy o wszystkim pamiętały.
Nawet jeśli rozstajecie się w przyjaznej atmosferze, koniecznie zadbajcie o bezpieczeństwo danych, bo zaniedbanie tego elementu może doprowadzić np. do wycieku danych lub innych niepożądanych działań ze strony byłego pracownika.
- Pożegnanie
Warto zaplanować dzień pożegnania z osobą odchodzącą z pracy. Miłym gestem będzie przygotowanie słodkiego poczęstunku, listu pożegnalnego, pod którym podpisze się cały zespół, albo drobnego prezentu, który sprawi, że ta osoba poczuje się doceniona i będzie dobrze wspominać swoje dawne miejsce pracy. Dobrą praktyką jest również podziękowanie za pracę na forum organizacji, na firmowym komunikatorze albo w mediach społecznościowych pracodawcy.
Relacje po rozstaniu
Offboarding nie musi być końcem kontaktów z byłymi pracownikami. Warto zastanowić się nad budowaniem programów dla alumnów, które pozwolą na utrzymywanie długofalowych relacji. W organizacjach pozarządowych, gdzie misja i wartości odgrywają kluczową rolę, programy alumnów mogą być szczególnie ważne. Uczestnicy takich programów mogą stać się ambasadorami organizacji, wspierając ją na różne sposoby.
Nie należy również zapominać, że nasi byli pracownicy w przyszłości mogą stać się znowu kandydatami. Tzw. „bumerangi”, czyli pracownicy, którzy powracają do organizacji po okresie pracy gdzie indziej, wnoszą dodatkową wartość do organizacji. Mają już doświadczenie w pracy w organizacji, znają jej kulturę i wartości, co sprawia, że ich reintegracja jest szybsza i mniej kosztowna.
Podsumowanie
Dobrze przygotowany offboarding ma kluczowe znaczenie dla budowania długofalowych relacji z byłymi pracownikami, którzy mogą stać się ambasadorami organizacji, przyszłymi klientami, a nawet wrócić do pracy. Co więcej, skuteczny offboarding może również zapobiec wielu problemom operacyjnym, jak nagłe przerwy w ciągłości projektów, brak dokumentacji czy trudności w rekrutacji kolejnych osób.
Nie zapominajmy również o wpływie offboardingu na markę pracodawcy. Osoba, której rozstanie z pracodawcą przebiegało w dobrej atmosferze, chętniej poleci swoje byłe miejsce pracy kandydatom. Sposób rozstania z pracownikiem ma również wpływ na osoby zostające w organizacji. Możemy być niemal pewni, że osoby niezadowolone ze sposobu zakończenia pracy przez pracodawcę chętnie wyleją swoje żale np. w mediach społecznościowych, co będzie miało negatywny wpływ na wizerunek marki pracodawcy.
Julia Bojanowska, Konsultantka ds. komunikacji i employer brandingu
