W cyklu życia każdej organizacji, niezależnie od jej charakteru, w miarę rozwoju nadchodzi ważny moment, w którym profesjonalizacja głównych funkcji zarządczych staje się nieodzowna. Dla dynamicznie rosnących organizacji pozarządowych, zwłaszcza prowadzących oprócz działalności statutowej również działalność gospodarczą, ten etap rozwoju jest nieunikniony.
Wyzwania informacyjne organizacji pozarządowych
Ważnym aspektem profesjonalizacji jest zdolność do skutecznego zarządzania finansami organizacji. Wraz z poszerzaniem się działalności NGO coraz ważniejsze staje się nie tylko generowanie środków finansowych, lecz także odpowiednie zarządzanie nimi. W rosnącej organizacji zwiększają się także zobowiązania wobec pracowników, darczyńców, partnerów i beneficjentów. W przypadku działalności gospodarczej dochodzi dodatkowy aspekt zarządzania klientami i dostawcami. Dlatego kluczowe jest, aby zarządzanie finansami odzwierciedlało wysoki standard profesjonalizmu, co z kolei przekłada się na wiarygodność i zaufanie otoczenia. Ewidencja finansowa, kontroling przychodów i kosztów oraz transparentność w raportowaniu stanowią fundamenty, na których buduje się trwałe relacje i rozwija zarówno zaangażowanie w misję organizacji pozarządowej, jak i zapewnia transparentność i efektywność działalności komercyjnej. 
W połowie 2019 roku w takim punkcie znalazła się Fundacja Kosmos dla Dziewczynek. Organizacja świetnie radziła sobie z wydawaniem i rozwojem sprzedaży magazynu „Kosmos dla dziewczynek” oraz działaniami statutowymi, ale pojawiły się wyzwania związane z koniecznością uporządkowania ewidencji księgowej, zarządzaniem płynnością finansową oraz efektywną kontrolą nad przychodami i kosztami. To wyzwania typowe dla szefów finansowych, których niepodjęcie generuje całkiem istotne ryzyko dla istnienia organizacji. Sporym wysiłkiem finansowym i organizacyjnym, nawet dla dużych NGO, jest zatrudnienie CFO czy menedżera finansowego, dlatego jedna z fundatorek fundacji wpadła na pomysł skonsultowania się z zaufanymi ekspertami od zarządzania finansami, czyli firmą Gekko advisoryNOW. W ciągu kilku spotkań warsztatowych wypracowano nie tylko model zarządzania procesami finansowymi, ale przede wszystkim zbudowano mechanizm dostarczania organizacji bieżących danych kontrolingowych, które pozwalają zaadresować podstawowe wyzwania informacyjne, przed którymi stoją rozwijające się NGO:
- trudność w analizie i zrozumieniu finansów
- brak przejrzystych danych i wskaźników prowadząca często do podejmowania nieoptymalnych decyzji, niewłaściwej alokacji środków finansowych oraz ograniczonego monitorowania postępów realizacji celów organizacji
- problemy ze świadomym zarządzaniem płynnością finansową
- nieumiejętność oceny efektywności podejmowanych działań zarówno na poziomie operacyjnym, jak i strategicznym, na podstawie „twardych” danych
- trudności w planowaniu długofalowym i optymalizacji alokacji zasobów
Efektywny kontroling dla NGO
Istnieje prosta reguła, którą rządzi się sprawny, kompletny, rzetelny i efektywny kontroling, który wspiera procesy decyzyjne, stanowiąc podstawę do podejmowania skutecznych decyzji na co dzień.
Takie właśnie podejście, złożone z trzech podstawowych kroków, zostało wdrożone w Fundacji Kosmos dla Dziewczynek.
- Prawidłowe, na czas i kompletne księgi rachunkowe – niezwykle ważne w tym kroku jest to, aby księgi prowadzone były przez profesjonalne biuro rachunkowe i/lub doświadczonych księgowych (najlepiej specjalizujących się w NGO). Po wyborze modelu obsługi księgowej, zarząd fundacji wspólnie z doradcami i księgowymi opracował i zatwierdził politykę rachunkowości, w której zawarto wszelkie specyfiki wynikające z rodzaju działalności fundacji. Ustalono, że księgi będą zamykane na koniec każdego miesiąca kalendarzowego, a 12.dnia kolejnego miesiąca przesyłany będzie pakiet „wsadowy” (np. obrotówka, wyciągi bankowe itd.) do wyznaczonego z zespołu doradców kontrolera finansowego.
- Model finansowy – potrzebę zarządzania płynnością oraz konieczność analizy zmian wartości w rachunku zysków i strat fundacja zaadresowała zbudowaniem modelu do budżetowania i comiesięczną kontrolą wykonania vs. założenia budżetowe.
- Wskaźniki i analiza biznesowa – niezwykle istotna rola kontrolingu zawiera się w trzecim kroku prezentowanego podejścia, bo właśnie wtedy dochodzi do prezentacji sytuacji finansowej fundacji po zamknięciu analizowanego miesiąca. Zarząd każdego miesiąca widzi rezultaty działania fundacji, historyczne trendy oraz prognozy kolejnych miesięcy. Comiesięczna analiza pozwala na podsumowania kwartalne i przedstawianie pełnego obrazu sytuacji finansowej fundacji przed Radą Fundacji, co pozwala na podejmowanie świadomych decyzji i działań.
– Model naszej współpracy okazał się dużym sukcesem. Ta współpraca to znacznie więcej niż profesjonalna usługa. To relacja. Oparta na zaufaniu, zbudowanym dzięki elastycznemu reagowaniu Gekko advisoryNOW na wyzwania, przed jakimi staje fundacja. Dzięki cennym informacjom zarządczym i wsparciu analitycznemu decyzje, jakie podejmuję w roli CEO, są dużo bardziej przemyślane i przynoszą oczekiwane rezultaty –podsumowuje Prezeska Fundacji Kosmos dla Dziewczynek, Elżbieta Opiła.
Korzyści płynące z posiadania informacji zarządczej
Jak pokazuje przykład Fundacji Kosmos dla Dziewczynek, wprowadzenie efektywnej funkcji kontrolingowej oraz posiadanie odpowiedniej informacji zarządczej może przynieść liczne korzyści dla organizacji pozarządowych:
Profesjonalne zarządzanie finansami: posiadanie zrozumiałych danych finansowych pozwala organizacji na lepsze planowanie, alokację środków oraz unikanie zbędnych wydatków. Możliwość analizy budżetów i ich realizacji oraz monitorowania wydatków w czasie rzeczywistym umożliwia skuteczniejsze zarządzanie finansami. Bardzo istotne jest również posiadanie informacji na temat bieżącej i planowanej płynności finansowej.
Podejmowanie świadomych decyzji: informacje zarządcze umożliwiają liderom organizacji podejmowanie decyzji opartych na faktach i analizach. To kluczowe dla skutecznego kierowania działaniami oraz realizacji celów organizacji.
Zwiększenie efektywności: dzięki analizie danych finansowych, mierników rentowności w przypadku działalności gospodarczej oraz wskaźników efektywności, organizacje mogą identyfikować obszary wymagające optymalizacji oraz wprowadzać usprawnienia, co przyczynia się do zwiększenia efektywności działań.
Transparentność i wiarygodność: posiadanie rzetelnych raportów i danych zarządczych pozwala na budowanie zaufania zarówno wśród darczyńców, partnerów biznesowych, jak i innych interesariuszy. Organizacje mogą udokumentować osiągnięte wyniki oraz transparentnie raportować o wykorzystaniu środków. Darczyńcy i grantodawcy często oczekują rzetelnych informacji zarządczych przed udzieleniem wsparcia finansowego. Posiadanie wglądu w wyniki oraz efekty działań może zwiększyć atrakcyjność organizacji dla potencjalnych sponsorów.
Jak zwraca uwagę Anna Boguszewska, Dyrektor Zarządzająca controllingNOW, nowej inicjatywy, której celem jest wsparcie kontrolingowe m.in. dla NGO, aby osiągnąć wymienione korzyści kluczowe jest, oprócz rzetelnych danych dostarczanych na czas, wzajemne zaufanie i zbudowanie relacji.
To proces, który wprawdzie wymaga czasu, ale chęć wzajemnego zrozumienia i wspólnego dążenia do realizacji misji powoduje, że jest to bardzo efektywna inwestycja, procentująca na lata. Wspólna praca nad opracowaniem analizy wyników, sposobem ich prezentacji, aby dostarczyć jak najbardziej zrozumiałą informację zarządczą, oraz ciągłym doskonaleniem procesów kontrolingowych umożliwia dostosowanie usług do indywidualnych potrzeb organizacji i zapewnia efektywne wsparcie na każdym etapie ich rozwoju.
Violetta Małek, Partner Zarządzający, Gekko advisoryNOW Sp. z o.o.
Paweł Młyński, Partner, Gekko advisoryNOW Sp. z o.o.
Materiał archiwalny z 7 wydania Magazynu Kompas NGO
