Obecnie organizacje działają w coraz bardziej skomplikowanym i dynamicznie zmieniającym się otoczeniu prawnym oraz społecznym. Jednym z kluczowych elementów, które zapewniają transparentność funkcjonowania firm jest wdrożenie skutecznych mechanizmów zgłaszania nieprawidłowości. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskują sygnaliści – osoby zgłaszające naruszenia prawa w miejscu pracy.
Od wejścia w życie ustawy o ochronie sygnalistów (ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku) posługujemy się legalną definicją sygnalisty. Jest nim osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Może nim być m.in. pracownik, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, przedsiębiorca, prokurent czy też wolontariusz lub praktykant.
Przed pojawieniem się ustawy o ochronie sygnalistów, postrzeganie takiej osoby w społeczeństwie było dość ambiwalentne – często nacechowane negatywnie i pełne stereotypów. Osoby zgłaszające nieprawidłowości – szczególnie wewnątrz organizacji, np. w miejscu pracy – często spotykały się z niezrozumieniem, brakiem wsparcia, a nawet represjami ze strony współpracowników i/lub przełożonych. Uważano je za osoby „nielojalne wobec zespołu” lub „działające przeciwko firmie”. W rezultacie wiele osób, nawet widząc nieprawidłowości, nie decydowało się na ich ujawnienie z obawy przed odwetem lub ostracyzmem. 
Sygnalistą nie jest osoba, która dopuściła się naruszenia prawa i zgłasza je wyłącznie w celu uniknięcia odpowiedzialności. Takie działanie nie podlega ochronie.
Ochrona sygnalisty
Ochrona sygnalisty rozpoczyna się od chwili zgłoszenia (wewnętrznego – w ramach danego podmiotu prawnego, zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich lub właściwego organu publicznego) lub ujawnienia publicznego. Warunkiem rozpoczęcia biegu ochrony jest okoliczność zgłoszenia informacji, która jest prawdziwa. Prawdziwość informacji ocenia się na moment dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Dodatkowo informacja taka musi odnosić się do naruszenia prawa – katalog naruszeń prawa wynika z ustawy o ochronie sygnalistów. W stosunku do zgłoszeń wewnętrznych może być on rozszerzony – zgodnie z decyzją danej organizacji – o regulacje wewnętrzne obowiązujące w firmie i standardy etyczne.
Warunki ochrony sygnalisty
Ochrona sygnalisty nie ma charakteru bezwzględnego. Ustawa o ochronie sygnalistów wskazuje, jakie są warunki ochrony sygnalisty. W momencie dokonywania zgłoszenia musi mieć on po pierwsze dostateczną wiedzę potwierdzającą zaistnienie naruszenia, a po drugie uzasadnione przekonanie, że zgłasza naruszenie prawa – tzn., że nie dokonuje tzw. zgłoszenia w złej wierze.
Zgłoszenie w złej wierze
Zgłoszeniem w złej wierze będzie działanie polegające na dokonaniu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji. Osoba, która poniesie szkodę z tytułu takiego zgłoszenia ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.
Osoba dokonujący zgłoszenia w tzw. złej wierze może podlegać odpowiedzialności karnej. Zgodnie z treścią ustawy, ten kto to dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Zakazane działania wobec sygnalistów
W zakresie ochrony sygnalisty, kluczową kwestią jest to, że wobec takiej osoby nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
W zależności od podstawy prawnej współpracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe polegające w szczególności na: odmowie nawiązania stosunku pracy, wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę oraz mobbingu i dyskryminacji, czy też niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu. Sygnalista nie może zrzec się prawa do ochrony, ani też przyjąć odpowiedzialności na siebie za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia.
Sygnalista wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku.
Za działania odwetowe grozi odpowiedzialność karna. Zgodnie z treścią ustawy – ten kto podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Warto podkreślić, że jeżeli te zachowania mają charakter uporczywy, to sprawca danego czynu może podlegać karze pozbawienia wolności do lat 3.
Wyzwaniem dla pracodawców pozostaje przeciwdziałanie działaniom odwetowym wobec sygnalistów. Pracodawcy muszą nie tylko deklarować ochronę zgłaszających, ale realnie wdrażać środki, które ją zagwarantują. Obejmuje to m.in. odpowiednie szkolenia kadry menedżerskiej oraz opracowanie przejrzystych procedur reakcji na zgłoszenia.
Elementy ochrony wskazane w ustawie
Skuteczną ochronę sygnalistów mają zagwarantować wprowadzone w ustawie mechanizmy. Najistotniejszym z nich jest poufność. Poufność oznacza obowiązek zapewnienia, aby tożsamość sygnalisty oraz wszelkie informacje umożliwiające jego identyfikację (a także tożsamość innych osób wymienionych w zgłoszeniu) były chronione i nieudostępniane osobom nieuprawnionym – zarówno na etapie przyjmowania zgłoszenia, jak i prowadzenia dalszych działań następczych.
Pracodawca powinien wprowadzić system rejestracji i śledzenia zgłoszeń, który zapewni, że żadne zgłoszenie nie zostanie zignorowane lub pominięte. System ten powinien być bezpieczny i chronić dane osobowe sygnalisty. Osoby przyjmujące zgłoszenie powinny być przygotowane na słuchanie, zadawanie odpowiednich pytań i udzielanie wsparcia, zachowując przy tym profesjonalizm.
Pracodawca, który zapewni odpowiednie środowisko do zgłaszania nieprawidłowości, nie tylko chroni swoich pracowników, ale również dba o etyczne standardy w organizacji, co przyczynia się do budowania zaufania i odpowiedzialności w miejscu pracy.
Zgłoszenia ustne a poufność
Warto zaznaczyć, że pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia sygnalistom możliwości dokonywania zgłoszeń ustnych. Odmowa przyjęcia zgłoszenia ustnego narusza prawa sygnalisty i naraża pracodawcę na sankcje. Wielu pracodawców zadaje sobie pytanie: jak zachować poufność przy zgłoszeniach ustnych? Odpowiedzią jest:
- wybór odpowiedniego miejsca – należy się upewnić, że rozmowa odbywa się w odosobnionym i prywatnym miejscu, gdzie nie ma ryzyka, że inne osoby będą mogły podsłuchać zgłoszenie; nie należy przeprowadzać rozmowów w miejscach, gdzie mogą przebywać inni pracownicy, np. w kuchni, na korytarzu czy w otwartej przestrzeni biurowej;
- ograniczenie liczby osób zaangażowany w proces – należy się upewnić, że w procesie zgłaszania uczestniczy tylko niezbędna liczba osób; im mniej osób jest zaangażowanych, tym mniejsze ryzyko ujawnienia tożsamości sygnalisty; tylko osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń powinny mieć dostęp do informacji przekazanych przez sygnalistę;
- bezpieczne przechowywanie dokumentacji dot. zgłoszenia – wszystkie notatki, dokumenty i inne materiały związane z ustnym zgłoszeniem powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu, do którego dostęp mają tylko upoważnione osoby; jeśli dokumentacja jest przechowywana w formie elektronicznej, należy zadbać o odpowiednie zabezpieczenia, takie jak hasła, szyfrowanie czy ograniczenie dostępu do plików;
- kontrola dostępu do informacji – tylko osoby, które rzeczywiście muszą znać szczegóły zgłoszenia, powinny mieć do nich dostęp; dotyczy to zarówno osób prowadzących postępowanie wyjaśniające, jak i tych, które podejmują określone decyzje w sprawie zgłoszenia.
Wewnętrzne kanały zgłaszania naruszeń
Kolejnym istotnym elementem ochrony sygnalistów jest obowiązek stworzenia przez pracodawcę wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń. Takie systemy muszą być przede wszystkim łatwo dostępne dla osób zatrudnionych w organizacji, ale także bezpieczne i zgodne z przepisami prawa. W wielu przypadkach oznacza to konieczność wdrożenia nowych procedur, rozwiązań technologicznych czy też zaangażowania zewnętrznych podmiotów specjalizujących się w obsłudze zgłoszeń. Przykładem stosowanego rozwiązania są specjalistyczne platformy informatyczne, które gwarantują poufność lub nawet anonimowość, szyfrowanie danych i pełną zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych.
Dodatkowo, organizacja musi jasno określić zasady działania kanałów – m.in. kto odbiera zgłoszenia, w jakim czasie sygnalista otrzyma informację zwrotną, jakie kroki zostaną podjęte w celu wyjaśnienia sprawy oraz jakie środki ochrony zostaną mu zapewnione. Transparentność tych procedur jest kluczowa, ponieważ wzmacnia poczucie bezpieczeństwa osób dokonujących zgłoszenia.
Działania następcze
Kolejnym mechanizmem wprowadzonym w ustawie jest obowiązek podjęcia po otrzymaniu zgłoszenia działań następczych. Działania następcze obejmują przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego. Jest ono kluczowe dla prawidłowego rozpatrzenia otrzymanego zgłoszenia – pozwala sprawdzić czy do naruszenia prawa doszło, jest też wyraźnym sygnałem dla wszystkich osób w organizacji, że reaguje ona na zgłoszenia sprawnie, skutecznie, według przyjętego standardu i jeżeli jest to konieczne wdraża działania naprawcze.
Dobre praktyki w zakresie ochrony sygnalistów
Świadome i przemyślane działania mające na celu stworzenie prostego i bezpiecznego systemu zgłaszania nieprawidłowości to praktyki, które często wykraczają poza podstawowe wymogi prawne. Do najczęściej spotykanych należą
- Wdrożenie wielokanałowego systemu zgłoszeń, który umożliwia pracownikom zgłaszanie nieprawidłowości poprzez różne kanały – formularze online, infolinię dostępną 24/7 czy aplikacje mobilne. Taka różnorodność zwiększa dostępność i ułatwia wybór formy najwygodniejszej dla sygnalisty.
- Szkolenia oraz kampanie informacyjne mające na celu edukowanie pracowników w zakresie istniejących w organizacji kanałów, ich działania, a także aspektów prawnych wdrożonych rozwiązań. Dodatkowo przemyślany system szkoleń promujące ideę sygnalizowania nieprawidłowości jako elementu troski o wspólne dobro organizacji.
- Powołanie niezależnej jednostki do rozpatrywania zgłoszeń – np. zespołu compliance, audytu wewnętrznego lub zewnętrznego doradcy prawnego. Kluczowe jest, aby osoby przyjmujące zgłoszenia były niezależne od kierownictwa i posiadały odpowiednie kompetencje do prowadzenia postępowań wyjaśniających.
- Transparentność działań. Organizacje stawiające na transparentność opracowują szczegółowe procedury określające, co dzieje się z przyjętym zgłoszeniem – kto je analizuje, jakie są terminy odpowiedzi, jak wygląda ochrona sygnalisty na każdym etapie. Często są one dostępne publicznie na stronach internetowych firmy, co zwiększa zaufanie do działań organizacji.
- Monitorowanie i ewaluacja systemu zgłoszeń. Najbardziej zaawansowane organizacje nie poprzestają na wdrożeniu systemu – regularnie monitorują jego skuteczność, analizują liczbę i rodzaj zgłoszeń, czas reakcji oraz poziom zaufania pracowników. Na tej podstawie wprowadzane są usprawnienia, a wyniki (z zachowaniem poufności) często prezentowane są w raportach ESG lub w innych raportach dostępnych publicznie.
- Promowanie kultury otwartości i etyki. Firmy będące liderami w obszarze sygnalistów traktują zgłoszenia nie jako zagrożenie, lecz jako szansę na poprawę. Kładą nacisk na tworzenie atmosfery, w której pracownicy nie boją się mówić o nieprawidłowościach, wiedząc, że nie spotkają ich za to żadne negatywne konsekwencje. Kluczową rolę odgrywa tu postawa kadry kierowniczej, która swoim przykładem promuje etyczne zachowania.
Podsumowanie
Ochrona sygnalistów to dziś nie tylko obowiązek wynikający z przepisów prawa, to także ważny element odpowiedzialnego i nowoczesnego zarządzania organizacją. Wdrożenie efektywnego systemu zgłaszania naruszeń oraz realna ochrona osób sygnalizujących przyczyniają się do budowania kultury etycznej, opartej na zaufaniu, przejrzystości i wzajemnym szacunku. Firmy, które traktują te działania priorytetowo, zyskują nie tylko reputację pracodawcy odpowiedzialnego społecznie, ale również tworzą bezpieczne środowisko pracy, sprzyjające zaangażowaniu i lojalności pracowników.
Każdy przypadek zgłoszenia nieprawidłowości to szansa na ulepszenie procesów wewnętrznych, wykrycie potencjalnych zagrożeń i eliminację nieetycznych zachowań, zanim wyrządzą one nieodwracalne szkody.
Na sygnalistów patrzmy jak na impuls w dążeniu do uczciwego, przejrzystego i odpowiedzialnego biznesu. Tworzenie systemów ich wsparcia to inwestycja w przyszłość każdej organizacji.
Autor:
Artur Dubelt
Aplikant adwokacki
