Dzielenie się wiedzą, współpraca, kontakt z interesariuszami, ale także promowanie ważnych idei i własnej marki – to jedne z najważniejszych zadań realizowanych przez reprezentantów trzeciego sektora. W dzisiejszych czasach trudno wyobrazić je sobie bez webinarów i spotkań online. Poniżej przeczytasz, jak wykorzystują je w codziennej pracy partnerzy ClickMeeting – polskiej platformy do wydarzeń online.
Działanie online jest już standardem
Historie wielu organizacji pozarządowych, które dziś prężnie działają w Internecie, są bardzo podobne. Wybuch pandemii COVID-19 sprawił, że nagle konieczne stało się znalezienie alternatyw dla stacjonarnych wydarzeń i komunikacji twarzą w twarz. Rozwiązanie było oczywiste, zwłaszcza że znaczna część przedstawicieli sektora NGO już wcześniej korzystała z platform wspierających komunikację online.
– Webinary organizowaliśmy jeszcze przed pandemią COVID-19, ale wraz z wprowadzeniem zdalnej edukacji w szkołach częstotliwość i popularność webinarów wzrosła. Pozwoliły one także rozszerzyć skalę i grupę docelową oraz organizować wydarzenia otwarte online skierowanie do osób zainteresowanych, także spoza szkół – mówi Łukasz Bartosik z Polskiej Akcji Humanitarnej. Przeniesienie działań do przestrzeni wirtualnej nie było olbrzymim wyzwaniem nawet dla organizacji, które wcześniej nie podejmowały takich inicjatyw. 
– Pojawiła się pandemia i w związku z tym pojawiły się nowe potrzeby, czyli prowadzenie szkoleń online. Wcześniej dzieliliśmy się wiedzą wyłącznie stacjonarnie – mówi dr Anna Budzińska, dyrektorka Fundacji Instytut Wspomagania Rozwoju Dziecka, która od 2006 roku niesie pomoc dzieciom z autyzmem i ich rodzinom.
Na szczęście o pandemii koronawirusa zdążyliśmy już zapomnieć. Dziś wydarzenia online są po prostu jednym z ważnych narzędzi, bez których trudno wyobrazić sobie codzienne działanie. – Jest to forma komunikacji, która już na stałe wpisze się zarówno w rozwiązania biznesowe, jak i formy dotarcia do odbiorców zewnętrznych – stwierdza Izabela Jezierska-Świergiel, Dyrektor Działu PR i Fundraisingu / Wiceprezes Zarządu Fundacji Itaka. Eksperci reprezentujący segment NGO świetnie odnajdują się przy tym w tym środowisku. – Nie doświadczamy trudności w związku z organizacją wydarzeń online. Wręcz przeciwnie — platformy pomagają nam w codziennej pracy. Webinary służą nam jako wsparcie w dotarciu z informacją o naszych działaniach do konkretnej grupy osób zainteresowanych konkretną tematyką – dodaje.
Co udaje się osiągnąć dzięki webinarom?
Przejście do przestrzeni wirtualnej daje olbrzymie możliwości. Przede wszystkim organizacje mogą działać na większą skalę. Okazuje się, że dystans, a często również czas, nie odgrywają większej roli. To czynniki szczególnie istotne w segmencie non profit. – Dzięki webinarom cele naszej fundacji realizowane są coraz bardziej efektywnie. Docieramy do coraz większej liczby specjalistów, którzy sami chcą się kształcić i rozwijać oraz zdobywać certyfikat Analityka Zachowania. Z drugiej strony docieramy do rodziców i placówek, które chcą stworzyć taki system pomocy dla dzieci z autyzmem, który nasza fundacja proponuje – komentuje dr Anna Budzińska.
Podobnymi spostrzeżeniami podzielił się z nami Łukasz Bartosik z PAH: – Pomysł na tworzenie webinarów pojawił się jako wynik obserwacji trendów edukacyjnych na świecie, ale przede wszystkim jako odpowiedź na potrzebę zwiększenia efektywności i skali działania.
Nie bez znaczenia pozostają oczywiście zasięgi nieporównywalne z tymi, na które można liczyć, bazując na standardowych metodach kontaktu. – Docieramy do osób z mniejszych miejscowości i z terenów wiejskich. Niezależnie od miejsca, za pośrednictwem telefonu czy laptopa, każdy może skorzystać ze spotkania. Zdarza się, że osoby, do których chcemy dotrzeć, mają 15-30 minut między spotkaniami i dzięki tej formie mogą uczestniczyć w naszym wydarzeniu – mówił podczas webinaru ClickMeeting „Rozwijaj fundację dzięki webinarom. Praktyczne wskazówki ekspertów NGO” Grzegorz Ludwin z Fundacji Pro NGO.
Innym istotnym czynnikiem jest oszczędność środków. Dobrym przykładem jest jedna z inicjatyw Instytutu Wspomagania Rozwoju Dziecka. Fundacja organizuje między innymi sympozja międzynarodowe. Największe stacjonarne sympozjum odbyło się w 2018 roku i zgromadziło 450 uczestników. Organizatorzy byli zachwyceni tą liczbą, jednak nakłady na samą organizację były ogromne. W trakcie pandemii fundacja zorganizowała sympozjum online, które spotkało się z ogromnym zainteresowaniem, a koszty były znacznie mniejsze. Instytut zdecydował się przejść całkowicie na tę formę przeprowadzania sympozjów.
Łatwiej o angażowanie uczestników
W świecie online aktywizacja uczestników, wchodzenie z nimi w interakcję i angażowanie odgrywają bardzo ważną rolę – to właśnie dzięki temu są znakomitą alternatywą dla tradycyjnego kontaktu. Oczywiście jest to możliwe dzięki nowoczesnym narzędziom, a dostępne funkcje sprawiają, że to naprawdę łatwe. Znakomitym dowodem są doświadczenia samych użytkowników. – Platforma pozwala nam z jednej strony na propagowanie wiedzy na temat zaburzeń ze spektrum autyzmu, a z drugiej na komunikowanie się z osobami, które biorą udział w szkoleniu, umożliwia komentowanie i odpowiadanie na pytania, co jest dla nas bardzo ważne, oraz ocenianie naszych szkoleń – komentuje dr Anna Budzińska.
Innym ważnym czynnikiem jest budowanie społeczności. To zadanie szczególnie wymagające w przestrzeni wirtualnej, w której często narzekamy na brak bezpośredniego kontaktu z drugim człowiekiem. Wydarzenia online są jednak najlepszymi substytutami takich spotkań. – W Katalyst Education za cel postawiliśmy sobie budowanie i angażowanie społeczności oraz inwestowanie w jej rozwój. I to zarówno jeśli chodzi o poszerzanie samej grupy odbiorców, jak i poszerzanie kompetencji i wiedzy użytkowników. Jak w przypadku każdego kanału komunikacji i narzędzia marketingowego, należy określić cel i wskaźniki, które pomogą sprawdzić, czy webinary wspierają realizację strategii marketingowej – mówi Małgorzata Kazubska z Katalyst Education – fundacji, której misją jest wyrównywanie szans edukacyjnych wszystkich dzieci w Polsce i wspieranie rozwoju karier.
Webinary w każdej działalności
Organizowanie wydarzeń online to świetny sposób na rozwój każdej organizacji z trzeciego sektora – niezależnie od skali i profilu działania. Dzięki nowoczesnym narzędziom ich przygotowanie i prowadzenie jest naprawdę proste, zarówno z perspektywy organizatorów, nawet tych o niewielkich zdolnościach technicznych, jak i uczestników. – Na pierwszym warsztacie uzyskaliśmy dużo opinii dotyczących organizacji webinaru. Były to same pozytywne komentarze dotyczące braku problemów technicznych, intuicyjności platformy i możliwości organizacji uporządkowanej sesji Q&A, w której każde pytanie spotkało się z odpowiedzią prelegenta – podsumowali organizowane przez siebie warsztaty online przedstawiciele fundacji Innovations Hub. Podobnymi wrażeniami podzieliła się Izabela Jezierska-Świergiel z Fundacji Itaka: – Opinie, jakie otrzymujemy od uczestników na temat merytoryki webinarów, są pozytywne. Na temat samej platformy również. Jest prosta w obsłudze, a logowanie się na spotkanie nie wymaga specjalnych zdolności technicznych.
Paweł Łaniewski, Content Marketing Expert w ClickMeeting
