Dobry pomysł obroni się sam – mówi stare powiedzenie, które zna chyba każdy, kto zetknął się z branżą projektową. Rzeczywistość wygląda jednak inaczej, a każda większa inicjatywa w firmie wymaga akceptacji zarządu. Aby osiągnąć cel i otrzymać zielone światło na realizację własnego pomysłu, warto rozmawiać. I jak przed każdą ważną dyskusją, słowem kluczem jest przygotowanie.
Skala i rozmach wydarzenia, a także długość trwania projektu bardzo często przesądzają o tym, czy konieczna jest zgoda osób zarządzających na realizację danej inicjatywy. Inne jest na ogół podejście do jednorazowej i krótkotrwałej akcji niż do kilkumiesięcznego projektu, którego realizacja wymaga zaangażowania wielu wolontariuszy.
W tej drugiej sytuacji – zwykle niezbędna jest zgoda zarządu, w przypadku drobnych inicjatyw – niekoniecznie. Wszystko zależy jednak od specyfiki funkcjonowania danej firmy. Bez względu na wielkość wydarzenia, wszystkie projekty społeczne powinny być zawsze zgodne z misją danego przedsiębiorstwa, czyli zestawem wartości uzasadniającym rolę działań firmy na rzecz lokalnej społeczności. 
Zobacz, jak robi to EPAM Polska, i zainspiruj się!
EPAM Polska, lider w zakresie inżynierii oprogramowania, realizuje strategię ESG w oparciu o pięć filarów: edukacja; różnorodność i inkluzywność; wpływ społeczny i innowacje; ochrona środowiska, a także doświadczenie w miejscu pracy. Każdy filar jest tak samo ważny dla firmy, jednak związane z nimi inicjatywy wymagają nieco innego podejścia projektowego.
Działania CSR w EPAM Polska są realizowane przez krajowego koordynatora ESG, a także przez pracowników, zgodnie z myślą „sharing is caring”. Oznacza to, że każdy pracownik może zgłosić chęć realizacji określonej inicjatywy społecznej, a także zaangażować się w nią lub zostać liderem projektu. Dzięki temu EPAMersi biorą odpowiedzialność nie tylko za swoje zadania realizowane w pracy zawodowej, ale również za nowe role.
Przykładem tego typu działania jest kampania EPAM Poland Green Sweep 2023, w ramach której wolontariusze uporządkowali dzikie wysypiska odpadów w centrach największych polskich miast. Każdy EPAMer mógł zgłosić potrzebę uporządkowania konkretnego obszaru w mieście, wcielając się tym samym w rolę wolontariusza lub koordynatora akcji. Lider ESG pomagał takiej osobie w utworzeniu drużyny i kontakcie z lokalnymi jednostkami porządkowymi, które zabierały zgromadzone śmieci. W efekcie pracownicy zgromadzili niemal dwie tony śmieci, a także sprawdzili się w nowych sytuacjach i mieli wpływ na kształtowanie lokalnego środowiska.
Wolontariusze podczas akcji oczyszczania Krakowa w ramach kampanii EPAM Poland Green Sweep 2023, fot. EPAM Polska
To, co robisz, powinno mieć sens
Powyższy przykład pokazuje, że każde działanie powinno mieć przemyślane i zrozumiałe dla wszystkich cele. W przypadku kampanii Green Sweep były nimi edukacja ekologiczna w zakresie segregacji śmieci, wspólne sprzątanie otoczenia, a także współpraca z lokalną społecznością. Im bardziej mierzalny i realny jest cel, tym lepiej. Zebrane dane będą wsparciem w budowaniu wiarygodności projektu, a także mogą w przyszłości pomóc zarządowi w podjęciu decyzji na temat realizacji podobnej inicjatywy.
Bez danych ani rusz
Skoro mowa o danych, pamiętajmy, że jest to bardzo ważny element, który pozwoli nam budować skuteczną komunikację wokół projektu i może zachęcić do udziału niezdecydowanych do tej pory wolontariuszy. Zebranie dwóch ton śmieci i zaangażowanie ponad dwustu wolontariuszy podczas szesnastu wydarzeń robią wrażenie, prawda? Tego typu twarde dane, a także informacje dotyczące korzyści i kompetencji zdobytych przez pracowników, pozwolą nam pokazać, że wolontariat jest wartościową inwestycją, którą należy promować w organizacji. Dane można gromadzić przez bezpośredni kontakt z wolontariuszami, a także za pomocą ankiet ewaluacyjnych.
Nie tylko liczby, ale również obrazy
Na pewno każdy z nas słyszał powiedzenie, że jeden obraz jest wart więcej niż tysiąc słów. Ta myśl doskonale sprawdza się w przypadku eventów ekologicznych, jak wspomniany już EPAM Poland Green Sweep. Wyobraźmy sobie zielony obszar pełen śmieci na kilka chwil przed tym, jak zajęli się nim wolontariusze, oraz piękny skrawek zieleni po zebraniu butelek i starych opakowań po żywności. Zdjęcia „przed” i „po” zapadną w pamięć, a także pokażą funkcjonowanie projektu i sprawczość wolontariuszy. Materiały zdjęciowe pomogą również udowodnić zarządowi realną wartość płynącą z naszych inicjatyw. Jeśli pokażemy przy okazji uśmiechniętych i pełnych satysfakcji wolontariuszy, firma będzie dumna z takich pracowników.
Teren uporządkowany przez wolontariuszy podczas akcji EPAM Poland Green Sweep 2023 w Krakowie
Nic tak nie przekonuje, jak własne doświadczenia
Podczas realizacji akcji społecznych w EPAM Polska niemal zawsze poszukiwani są ich ambasadorzy wśród liderów obszarów czy dyrektorów. I wiecie co? Inicjatorzy akcji nigdy nie mają problemów ze znalezieniem chętnych. Osoba, która poświęci swój wolny czas i na własne oczy przekona się, jak przyjemne jest pomaganie innym, w naturalny sposób będzie promowała tego typu inicjatywy. Dodatkowo, jeśli opowie o nich podczas konferencji i spotka się z pozytywną oceną zewnętrzną, zyska potężną motywację do włączania się w kolejne działania społeczne.
Współpraca z zewnętrznymi organizacjami
Realizując inicjatywę wolontariacką, warto zastanowić się również, w jaki sposób można zwiększyć jej zasięg, aby jak najwięcej osób dowiedziało się o naszych działaniach i tym samym pomogło w realizacji celu. Firmom na ogół zależy na podkreślaniu w komunikacji zewnętrznej partnerstw z lokalnymi organizacjami, dlatego informacja o współpracy będzie silnym argumentem podczas rozmowy z zarządem. Partnerstwo z organizacjami pozarządowymi czy jednostkami samorządowymi może sprawić, że firma zyska silnych rzeczników jej dobrego imienia i promotorów kampanii społecznych.
Podsumowując, nie ma jednego skutecznego sposobu na to, aby przekonać szefostwo do realizacji naszych inicjatyw. Wiele zależy od wiedzy członków zarządu, ich świadomości oraz osobistych doświadczeń w tym obszarze. Są to jednak elementy, nad którymi można pracować przez ciągłą edukację, nie ustając w dążeniu do zamierzonego wcześniej celu. Często, chociaż rozpoczęcie działań społecznych w organizacji może wydawać się trudne, paradoksalnie trudniejsze może być wyhamowanie rozpędzonej machiny dobra, która, zmierzając przed siebie, wyzwala wiele pozytywnej energii.
Aleksandra Lągawa-Brusik, Ekspertka ds. komunikacji, EPAM Polska
