Coraz więcej małych i średnich przedsiębiorstw dostrzega wolontariat pracowniczy jako narzędzie rozwoju kompetencji zespołu i budowania relacji z lokalną społecznością. Zaangażowanie pracowników w działania na rzecz organizacji pozarządowych (NGO) przynosi obopólne korzyści: NGO zyskują bezpłatne wsparcie, pracownicy nowe doświadczenia, a firma zaangażowanych ludzi i pozytywną reputację. Choć wolontariat kojarzy się z działaniem pro bono, podlega on regulacjom prawnym, które każda firma powinna znać.
I. Czym jest wolontariat pracowniczy i kompetencyjny?
Wolontariat pracowniczy (ang. employee volunteering) polega na tym, że pracodawca umożliwia lub aktywnie zachęca swoich pracowników do angażowania się w działania społeczne, często w godzinach pracy lub z użyciem zasobów firmy. 
Wolontariat kompetencyjny (ang. pro bono volunteering) idzie o krok dalej, bo pracownik udostępnia organizacji społecznej swoje specjalistyczne umiejętności zawodowe, może to być obsługa prawna, projektowanie graficzne, doradztwo finansowe, IT, marketing czy szkolenia.
Z kolei wolontariuszem w rozumieniu ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (dalej: u.d.p.p.w.) jest osoba fizyczna, która ochotniczo i bez wynagrodzenia wykonuje świadczenia na zasadach określonych w tej ustawie.
II. Wolontariat a stosunek pracy
Kluczowe jest rozróżnienie wolontariatu od stosunku pracy. Wolontariusz nie pozostaje w stosunku pracy, a przepisy prawa pracy nie mają do niego bezpośredniego zastosowania.
Celem działania wolontariusza nie jest praca zarobkowa, a zaspokojenie potrzeby robienia czegoś pożytecznego dla innych, ewentualnie zdobycie doświadczenia zawodowego.
Warto w tym kontekście pamiętać, że granica między wolontariatem a pozornym stosunkiem pracy bywa cienka. Sąd Najwyższy w wyroku z 2 grudnia 2009 r.
(I PK 123/09) stwierdził wprost, że bezwzględnie nieważna jest zawarta dla pozoru umowa o wykonywanie pracy w ramach wolontariatu, jeśli zamiarem zatrudnionego nie jest rzeczywiste świadczenie nieodpłatnych usług na rzecz organizacji pożytku publicznego, a ukryta pod nią umowa przewiduje odpłatność i podporządkowanie pracownicze, bo wówczas jest to umowa o pracę.
III. Ramy prawne: na jakich zasadach i kto może korzystać z wolontariuszy?
Podstawową regulacją prawną jest Dział III u.d.p.p.w. (art. 42–50). Wolontariusze mogą wykonywać świadczenia na rzecz ściśle określonych podmiotów, tzw. korzystających, do których należą m.in.:
- organizacje pozarządowe (fundacje, stowarzyszenia),
- organy administracji publicznej,
- jednostki ochrony zdrowia,
- placówki oświatowe czy
- podmioty lecznicze.
A. Porozumienie wolontariackie – fundament każdego działania
Podstawą każdego zaangażowania wolontariusza jest porozumienie z korzystającym.
Zgodnie z art. 44 ust. 1 u.d.p.p.w., świadczenia wolontariuszy są wykonywane w zakresie, w sposób i w czasie określonych w porozumieniu, które powinno zawierać postanowienie o możliwości jego rozwiązania, a w sytuacji, gdy świadczenie ma trwać dłużej niż 30 dni, porozumienie musi być sporządzone na piśmie.
Na żądanie wolontariusza korzystający jest zobowiązany potwierdzić na piśmie treść porozumienia, wydać zaświadczenie o wykonaniu świadczeń (w tym o ich zakresie), a na prośbę wolontariusza przedłożyć pisemną opinię o wykonaniu świadczeń. Jest to niezwykle ważne z perspektywy wolontariatu kompetencyjnego, chociażby dlatego, że dobrze sporządzony i poprowadzony projekt może stanowić dla pracownika cenny element portfolio zawodowego.
W zakresie nieuregulowanym u.d.p.p.w. do porozumień wolontariackich stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, gdyż porozumienie jest cywilnoprawną umową starannego działania, do której odpowiednio stosuje się przepisy o zleceniu (art. 750 k.c.).
W praktyce porozumienie powinno określać co najmniej:
- imię, nazwisko i dane wolontariusza,
- zakres, sposób i czas wykonywania świadczeń,
- czas trwania porozumienia i warunki jego rozwiązania,
- zobowiązanie do współpracy z wyznaczonymi specjalistami i do nieujawniania informacji dotyczących beneficjentów,
- postanowienie o możliwości rozwiązania porozumienia.
B. Obowiązki pracodawcy i korzystającego wobec wolontariusza
Korzystający, w myśl art. 45 u.d.p.p.w., ma z kolei obowiązek:
- informować wolontariusza o ryzyku dla zdrowia i bezpieczeństwa oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,
- zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki wykonywania świadczeń na zasadach analogicznych do obowiązujących wobec pracowników, w tym dostarczyć odpowiednie środki ochrony indywidualnej,
- pokrywać koszty podróży i diet na zasadach dotyczących pracowników, choć wolontariusz może w formie pisemnej (pod rygorem nieważności) zwolnić korzystającego z tego obowiązku.
Korzystający może ponadto pokrywać inne niezbędne koszty ponoszone przez wolontariusza oraz finansować szkolenia w zakresie wykonywanych świadczeń.
Warto podkreślić, że obowiązki w zakresie BHP spoczywają nie tylko na formalnych pracodawcach, ale na podstawie art. 304 § 3 k.p. również na przedsiębiorcach organizujących pracę wykonywaną przez osoby fizyczne na innej podstawie niż stosunek pracy. Do podstawowych obowiązków pracodawcy (korzystającego) w tym zakresie należy m.in. zaznajomienie wolontariusza z zakresem jego działań i sposobem ich wykonywania, organizację pracy zapewniającą bezpieczne warunki oraz prowadzenie systematycznych szkoleń z zakresu BHP.
C. Ubezpieczenie wolontariuszy – obowiązek i dobra praktyka
Kwestia ubezpieczeń jest jednym z najczęściej pomijanych aspektów wolontariatu pracowniczego, tymczasem generuje ona poważne konsekwencje prawne i finansowe. Artykuł 46 u.d.p.p.w. rozróżnia kilka sytuacji.
Wolontariat krótkoterminowy (do 30 dni): korzystający jest bezwzględnie zobowiązany zapewnić wolontariuszowi ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW). Jest to obowiązek ustawowy i jego niedopełnienie stanowi wprost naruszenie prawa.
Wolontariat długoterminowy (powyżej 30 dni): wolontariuszowi przysługuje zaopatrzenie z tytułu wypadku przy wykonywaniu świadczeń na podstawie odrębnych przepisów o ubezpieczeniu wypadkowym analogicznie jak pracownikom.
Ubezpieczenie OC: korzystający może (tzn. nie musi) zapewnić wolontariuszowi ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie wykonywanych świadczeń.
W przypadku wolontariatu kompetencyjnego, gdy pracownik świadczy usługi doradcze, prawne czy finansowe, zawarcie polisy OC jest rekomendowane jako niezbędny element zabezpieczenia interesów zarówno NGO, jak i samego wolontariusza.
Wolontariat za granicą w strefach konfliktu lub klęski żywiołowej: korzystający jest wówczas bezwzględnie zobowiązany do zapewnienia ubezpieczenia NNW
oraz ubezpieczenia kosztów leczenia za granicą. Prawo do świadczeń w związku z delegowaniem wolontariusza za granicę na mocy umowy międzynarodowej reguluje art. 48 u.d.p.p.w.
Małe firmy powinny już na etapie planowania programu wolontariatu uwzględnić w budżecie koszt polisy NNW. Przy krótkich akcjach (np. jednodniowy dzień wolontariatu) koszt ten jest niski, a ryzyko znaczące.
D. Odpowiedzialność cywilna pracodawcy i korzystającego – co mówią sądy?
Wypadek przy wykonywaniu wolontariatu może rodzić poważne konsekwencje prawne dla organizatora. Odpowiedzialność cywilna korzystającego kształtuje się na dwóch zasadach.
Zasada winy (art. 415 k.c.): korzystający ponosi odpowiedzialność, gdy można mu przypisać winę w organizacji działań, np. naruszenie obowiązków BHP, brak szkolenia czy niedoinformowanie o zagrożeniach. Sąd Najwyższy w wyroku z 24 czerwca 2025 r. (I PSKP 21/24, LEX nr 3930292) podkreślił, że pracodawca jest obowiązany nie tylko zapoznać osobę wykonującą pracę z ogólnymi zasadami BHP, ale wskazać konkretne zagrożenia na stanowisku pracy i wydać szczegółowe instrukcje i wskazówki dotyczące bezpieczeństwa. Co istotne, pracodawca nie może zwolnić się z odpowiedzialności, zarzucając, że poszkodowany sam nie dopełnił obowiązków z zakresu BHP.
Zasada ryzyka (art. 435 k.c.): jeżeli korzystający prowadzi przedsiębiorstwo wprawiane w ruch za pomocą sił przyrody (maszyny, energia elektryczna), odpowiada za szkody wyrządzone przy jego ruchu bez względu na winę. Sąd Najwyższy w wyroku z 10 stycznia 2024 r. (III PSKP 22/23, LEX nr 3654406) stwierdził, że odpowiedzialność ta powstaje niezależnie od winy prowadzącego i bez względu na to, czy szkoda nastąpiła w warunkach bezprawnego działania. Zwolnienie następuje wyłącznie w razie wykazania siły wyższej, wyłącznej winy poszkodowanego lub wyłącznej winy osoby trzeciej.
Solidarność odpowiadających: gdy szkodę wolontariuszowi wyrządził pracownik lub inna osoba działająca na rzecz korzystającego, odpowiedzialność może być solidarna
(art. 441 § 1 k.c.), poszkodowany może dochodzić roszczeń zarówno od sprawcy, jak i od organizatora.
Roszczenia uzupełniające: wolontariusz może dochodzić roszczeń na podstawie art. 444 i art. 445 k.c. (odszkodowanie za uszkodzenie ciała lub rozstrój zdrowia, renta, zadośćuczynienie), gdy świadczenia z innych źródeł nie pokrywają całości szkody.
IV. Wolontariat pracowniczy a czas pracy i status pracownika
Należy pamiętać, że wolontariat nie powoduje powstania stosunku pracy z NGO, a pracownik może wykonywać świadczenia wolontariackie w czasie wolnym od pracy – wówczas nie jest potrzebna zgoda pracodawcy.
Jeśli wolontariat ma odbywać się w godzinach pracy, pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego (art. 174 § 1 k.p.) – decyzja pracodawcy ma charakter uznaniowy, lecz może zostać uregulowana w regulaminie lub polityce wolontariatu firmy, udzielić urlopu wypoczynkowego na wniosek pracownika, wprowadzić w zakładowej polityce wolontariatu tzw. płatny dzień wolontariatu jako dodatkowe świadczenie pozapracownicze.
V. Wolontariat kompetencyjny – szczególne wyzwania prawne
Wolontariat kompetencyjny wiąże się z dodatkowymi ryzykami prawnymi, które wymagają szczególnej uwagi przy redagowaniu porozumienia:
- ochrona danych osobowych (RODO): wolontariusz przetwarzający dane beneficjentów NGO musi działać na podstawie wyraźnego upoważnienia i zgodnie z obowiązującą w organizacji polityką ochrony danych. Porozumienie powinno zawierać postanowienia o zachowaniu poufności,
- tajemnica zawodowa i informacje poufne: korzystający powinien zobowiązać wolontariusza do nieujawniania informacji dotyczących beneficjentów organizacji. Wzorcowe porozumienia stosowane m.in. w poradniach psychologiczno-pedagogicznych i placówkach opiekuńczo-wychowawczych expressis verbis przewidują takie zobowiązanie,
- nadzór merytoryczny: wolontariusz powinien wykonywać zadania we współpracy ze specjalistami organizacji i pod nadzorem wyznaczonej osoby (np. koordynatora projektu lub dyrektora placówki),
- kwalifikacje i uprawnienia: w przypadku świadczeń specjalistycznych (np. opieka nad dziećmi, działalność lecznicza) przepisy szczególne mogą wymagać dodatkowych kwalifikacji lub szkoleń. Przykładowo, wolontariusz wykonujący świadczenia zdrowotne działa na zasadach określonych w art. 44 u.d.p.p.w., a do jego wolontariatu stosuje się Dział III tej ustawy. Natomiast wolontariusz w żłobku lub klubie dziecięcym przed rozpoczęciem pracy zobowiązany jest odbyć szkolenie z udzielania dziecku pierwszej pomocy, chyba że posiada odpowiednie kwalifikacje.
VI. Dobre praktyki dla małej firmy – praktyczna checklista
Poniżej przedstawiamy zestaw rekomendacji dla małej firmy planującej wdrożenie programu wolontariatu pracowniczego:
- opracuj wewnętrzną politykę wolontariatu – określ zasady, zakres wsparcia pracodawcy (np. płatny dzień wolontariatu, zwrot kosztów podróży), procedurę wnioskowania i akceptacji,
- podpisz pisemne porozumienie wolontariackie – zawsze, gdy świadczenie trwa powyżej 30 dni; w przypadku krótszych akcji dla własnego bezpieczeństwa i tak warto mieć porozumienie w formie pisemnej,
- zapewnij ubezpieczenie NNW – obligatoryjnie przy wolontariacie do 30 dni; rozważ OC przy wolontariacie kompetencyjnym,
- przeprowadź szkolenie BHP przed rozpoczęciem wolontariatu i poinformuj wolontariusza o ryzyku, zagrożeniach i zasadach ochrony,
- wyznacz koordynatora wolontariatu – zarówno po stronie firmy, jak i NGO. Wolontariusz powinien wiedzieć, do kogo się zwrócić w razie problemów i pod czyim nadzorem, przy wsparciu kogo wykonuje zadania,
- zawrzyj klauzule poufności w porozumieniu, zwłaszcza w przypadku wolontariatu kompetencyjnego lub przy pracy z wrażliwymi grupami beneficjentów,
- wydaj zaświadczenie wolontariuszowi po zakończeniu działań, a na prośbę opinię o wykonaniu świadczeń. Jest to nie tylko obowiązek prawny, ale też gest wzmacniający motywację pracownika,
- dokonaj ewaluacji – po każdej akcji wolontariackiej oceń jej efekty, bezpieczeństwo przebiegu i zgodność z postanowieniami porozumienia,
- weryfikuj status prawny NGO-partnera – sprawdź, czy organizacja ma status organizacji pożytku publicznego lub jest podmiotem uprawnionym do korzystania z pracy wolontariuszy w rozumieniu u.d.p.p.w.,
- nie zastępuj wolontariatem stosunku pracy – jeśli świadczenia mają stały charakter, odpłatny cel i podlegają kierownictwu organizacji, rozważ zawarcie umowy cywilnoprawnej lub umowy o pracę.
VII. Podsumowanie
Wolontariat pracowniczy i kompetencyjny może być dla małej firmy skutecznym narzędziem rozwoju zespołu i budowania relacji społecznych, pod warunkiem, że jest organizowany w sposób świadomy i zgodny z prawem. Kluczowe znaczenie mają właściwe rozróżnienie wolontariatu od stosunku pracy, zawarcie porozumienia wolontariackiego, zapewnienie bezpieczeństwa oraz odpowiednie ubezpieczenie wolontariuszy.
Szczególnej uwagi wymaga wolontariat kompetencyjny, który wiąże się z dodatkowymi obowiązkami w zakresie odpowiedzialności, poufności i ochrony danych. Dobrze zaplanowane działania, oparte na jasnych zasadach i współpracy z rzetelnym partnerem społecznym, pozwalają firmie realizować wolontariat w sposób bezpieczny, legalny
i wartościowy zarówno dla pracowników, jak i dla organizacji korzystających ze wsparcia.
Marzena Rosler-Borakiewicz – radczyni prawna, mediatorka sądowa,
wspólniczka kancelarii Filipiak Babicz Legal & Tax
Paulina Paszkiewicz – aplikant radcowski w kancelarii Filipiak Babicz Legal & Tax
